Comment ne plus être submergé d’emails?

Comment ne plus être submergé d’emails?

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Lorsqu’on reçoit une quinzaine d’emails par jour, rien de dramatique. En 15 minutes, ils sont passés au crible, les réponses sont envoyées.

Mais lorsque le volume atteint 250 emails par jour, comme ça a été mon cas il y a quelques années, non seulement on perd un temps fou mais surtout il nous est impossible de tout lire.

Comment faire alors ?

J’ai écumé les sites internet, les livres sur l’organisation personnelle (partie liée à l’emailing), ou testé des méthodes comme GTD (une méthode complexe pour traiter de la simplification… un comble !), rien n’a fonctionné : je perdais toujours un temps fou rien qu’en gestion.

Et un jour…

Je rentrais de quelques jours de congés ; j’ouvre ma boite email… plus de 1000 messages !!!

En ce lundi matin de rentrée ou j’avais du me lever du pied gauche… coup de sang: « Tout sélectionner »… « Suppression » … « vidage de corbeille »… nombre de nouveaux emails : zéro !

J’avoue, sur le moment, je n’étais pas très serein… mais peu importe, au cas ou, il y avait toujours les sauvegardes sur bandes.

Dans la semaine qui a suivi, seules quelques personnes m’ont interpellé pour non réponse à leur demande. Peut être une dizaine… en tout cas pas beaucoup plus.

Après un rapide calcul je me suis rendu compte que moins de 1% des messages reçus étaient réellement important.

Catégorisation des emails

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Je me suis donc penché sur mes mails et catégorisés ceux-ci. Les pourcentages sont approximatifs.

- 10% de spams (envois massifs à des listing) : problème réglé en mettant en place un bon anti-spam.

- 5% d’envois ciblés non sollicités (les marketeurs un peu plus malin qui envoient par petit groupe de destinataire pour déjouer les anti-spams) : problème réglé en envoyant directement les mails dont je ne connais pas le destinataire à la poubelle sans même l’ouvrir.
Pour ceux qui insistent, la menace de se plaindre à la CNIL fonctionne toujours.

- 5% de newsletter… au début ça parait être une bonne idée d’être tenu informé automatiquement, mais au final ça n’apporte pas tant que ça pour beaucoup: problème réglé en se désinscrivant de presque toutes les listes.

- 10% de rapport (SI et télécoms… une spécificité de mon métier) : problème réglé en paramétrant les systèmes pour n’envoyer que les alertes sérieuses type échecs ou warning.

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- 20% de message ou je ne suis qu’en copie : problème réglé en supprimant le mail sans même le lire. Si je ne suis pas le destinataire principal ou si trop de personnes sont destinataires cela signifie que le média n’est pas le bon – l’intranet est là pour ça.

- 20% de mail sans aucune importance (combien de mails lus où l’on se dit… et alors?)… problème réglé en supprimant le mail.

- 10% de mail sans réelle importance (ou l’on se dit… il/elle aurait pu me le dire au détour d’un couloir)… problème réglé en supprimant le mail là aussi.

Reste environ 20% de mail à ouvrir :
- Les mails perso
- Les mails importants (généralement envoyés par un responsable de service, le responsable en seule copie ou par les systèmes surveillés)
- Les mails fournisseurs/contractants/clients
- Les mails rappels (suite à un RDV par ex.)

Faire le tri

Il suffit de faire le tri sur :
- Le nom des expéditeurs (ex: le client, les directeurs de services, membres de l’équipe, etc.)
- Et les objets du message en imposant, par ex, que l’objet contienne le nom du projet (on explique que sinon on ne lit pas).

Ce tri se fera bien évidemment de manière automatique (déplacement vers un dossier, code couleur, etc.).

Le traitement manuel (genre recherche/tri par objet ou destinataire) étant une perte de temps aux vues de la puissance des outils de messagerie… autant revenir à l’âge de pierre des systèmes d’information et utiliser les mémos internes !

En procédant ainsi on se rend compte que nombre de messages n’ont finalement aucune importance.

Et si par hasard, un mail important passait à la trappe… vous pouvez être certain que l’expéditeur vous demandera par téléphone ou au détour d’un couloir:
- dis… tu as bien lu mon mail ?Jeans Beige Jeto Homme Replay Droit Vêtements 0OmwNnyv8
- Lequel ?
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Et finalement la personne vous explique ceci de vive voix.
Vous pourrez toujours lui dire :
- Ah oui ! Tu peux me le renvoyer svp… je ne crois pas l’avoir gardé, j’ai du faire du tri; je ne pouvais plus envoyé ni recevoir de message… j’ai atteint mon quota de messagerie.

Ou utiliser l’excuse suivante: j’ai reçu plus de 500 mails cette semaine, j’ai pas vu passé le tien… tu peux me le renvoyer ?

En faisant la sourde oreille, on est catalogué comme « emailophobe » ou croulant sous les mails… automatiquement le volume baissera ou, dans tous les cas, le temps consacré à la lecture de vos messages diminuera drastiquement.

Inconvénient de la méthode

Certains se rabattront sur le téléphone pour chercher à vous joindre. C’est l’inconvénient de la méthode.

Il suffit alors de se mettre sur messagerie et de procéder comme pour l’email :
- Si c’est vraiment important, on rappelle
- Sinon on efface le message.

En conclusion

En quelques semaines, on comprendra vite qu’il faut arrêter de nous contacter pour un oui ou pour un non.
Et de toute manière, on n’ouvrira qu’une partie des messages.

En choisissant les expéditeurs à ne surtout pas « zapper », vous serez agréablement surpris par le fait que personne ne se plaigne de cette attitude.

Car tout le monde croule sous les mails et tout le monde a déjà supprimé le mail qu’il ne fallait pas… sans que ce soit la fin du monde.

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Réussissez vos projets en respectant délais, coûts et qualité grâce aux méthodologies en Gestion de Projet. A propos de l'auteur: Karim Abdi.

4 Comments to “Comment ne plus être submergé d’emails?”

  1. June 8, 2015 at 8:56 pmAdulte Loisirs Shortystrap Adulte Loisirs Adulte Loisirs Shortystrap Shortystrap nPk0Ow

    Merci beaucoup, j’ai expérimenté cette méthode notamment le tri et la constitution des documents importants par dossiers et la suppression des mails non importants. ça marche!!!

  2. christophe says:

    Bonjour,

    J’ai personnellement éprouvé une méthode très efficace qui est entièrement automatisée et rejoint pas mal de vos principes.

    Il y a toujours deux notions a considérer : l’importance et l’urgence. Pour l’urgence, le messager choisira le bon outil : email, téléphone. Pour l’importance, il y a une manière très simple et entièrement automatisable de trier les emails.

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    L’importance est traduite directement par le fait que l’email vous est adressé a vous seul, a vous et a d’autres, en A ou bien en CC, par votre boss, par votre client direct, par un de ses représentant ou par une autre personne. En déterminant l’importance d’un message selon ces critères, vous pouvez programmer des règles qui vont dispatcher les emails dans des dossiers qui reflètent l’importance du message. Exemple : un email adressé uniquement a moi et par mon client direct se classe dans le dossier Importance numero 1. Idem si ca vient de mon boss. Mais si les memes envoyeurs me mettent en CC, alors le message est d’importance numero 2. Car en fait, ce n’est plus une demande mais plutot une information. Etc …….

    Ainsi, je ne lis pratiquement jamais les messages d’importance numero 3 et encore moins numero 4. Et tout marche tres bien. Je suis au courant de tout ce qui est important. Avec un minimum de temps de lecture des emails.

    Il ne faut pas faire l’erreur de dispatcher ses emails par sujet en premier lieu. Sinon, vous perdez le controle sur la premiere étape importante qui est de qualifier le email. Ensuite, vous devez le traiter selon sa qualification. Enfin, vous pourrez le classer par sujet pour le retrouver plus vite.

    Pour info aussi, un journaliste a interviewé 20 patrons de tres grandes entreprises de la technologies. Ils ont avoué avoir pour reflexe de supprimer tous les messages accumulés a leur retour de vacances. Si une information est urgente ou importante, l’information les trouvera à nouveau.

    Christophe.

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    • exampm says:

      Bonjour Christophe et merci pour votre retour.
      Effectivement, les principes se rejoignent.

      Concernant le tri par objet, celui est nécessaire sur les projets.

      Il est conseillé, dans le plan de communication, d’imposer le nom du projet dans l’objet des emails (ex : Projet X – compte rendu réunion – objet du message).

      On n’est pas toujours le destinataire direct, des personnes peuvent intégrer ponctuellement le projet (congés, remplacement, absences, …), certains ne respectent pas toujours le plan de communication en début de projet, etc.

      Dans ce cas là, mieux vaut mettre en place une règle sur l’objet afin de ne perdre aucun message.
      Pour limiter les échanges non pertinents, le plan de communication peut imposer certaines règles (règles à mettre en place avec toutes les parties concernées par les échanges… toujours plus efficace que si imposées par le seul chef de projet).

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